Cara Cepat dan Mudah Menggunakan Microsoft Excel

Beginilah tampilan  Excel 2007 saat pertama dibuka.

"Microsoft Office Excel"

Begitu Anda membuka Excel, Anda akan disuguhkan satu lembar kerja yang disebut Worksheet. Di Worksheet inilah Anda memasukkan data dan mengolahnya. Normalnya Worksheet ini disebut Sheet1 ( lihat ujung kiri bawah layar monitor ). Anda dapat menggunakan lebih dari satu Worksheet. Klik saja tab Sheet2, Sheet3, atau jika masih kurang, Anda bisa menambahkan Worksheet baru dengan menekan tombol Insert Worksheet.
Dan Anda dapat mengubah nama ( Rename ) setiap Worksheet dengan cara :
1. klik kanan di tab Sheet1, Sheet2, dst ( yang mana yang akan Anda ubah namanya),
2. lalu pilih Rename,
3. dan tuliskan nama yang Anda inginkan, akhiri dengan menekan Enter.
Dengan cara serupa, Anda dapat menghapus ( Delete ) suatu Worksheet.

Kumpulan beberapa Worksheet disebut Workbook.

 

Berikut ini akan dibahas mengenai program Microsoft Excel untuk pemula. Penulis terpaksa kembali membuat artikel ini sebagai pelengkap dari artikel mengenai pengenalan Excel sebelumnya. Hal ini dikarenakan di tempat penulis mengajar (SMA Kr Petra 2 Surabaya) banyak siswa yang tidak menguasai materi ini dengan baik. Dalam artikel ini akan dijelaskan langkah demi langkah dilengkapi gambar-gambar pendukung. So, jika anda merasa kemampuan Excel anda masih cupu dan katrok, maka artikel ini sangat cocok sekali buat anda. Melainkan jika anda merasa sudah super jenius dalam excel maka silakan klik saja iklan2 saya yang ada di blog ini :))

Excel termasuk program spreadsheet atau program pengolah angka. Karena itu untuk mempermudah pengolahan datanya, lembar kerja Excel bentuknya berlajur dan terdiri dari baris (65536 baris) dan kolom (256 kolom). Seperti nampak dalam gambar berikut ini : 

Mengolah Sheet di Excel

Dalam sebuah file Excel, kita bisa memiliki beberapa lembar kerja (sheet). Lembar kerja tersebut bisa ditambah atau disisipi lembar kerja baru (Insert), dihapus (Delete), diganti namanya (Rename) dan dipindah atau disalin (move or copy). Cara melakukannya dengan cara klik kanan lembar kerja (sheet), seperti nampak pada gambar berikut ini :

Atau dengan cara :

 Untuk menyisipkan lembar kerja baru pilih menu Insert - Worksheet

1. Untuk mengganti nama lembar kerja pilih menu Format - Sheet - Rename.
2. Untuk menghapus lembar kerja pilih menu Edit - Delete Sheet.
3. Untuk memindah atau menyalin lembar kerja pilih menu Edit - Move or Copy Sheet. Maka akan ditampilkan kotak dialog seperti gambar berikut ini : 
   

Jika ingin menyalin lembar kerja check box Create a Copy harus diaktifkan. To Book berarti lembar kerja aktif akan dipindah atau disalin ke buku atau file yang lainnya (dapat dipilih pada drop down menu). Before sheet berarti dipindah atau disalin sebelumlembar kerja yang lainnya (pilih sheet yang diinginkan). Akhiri dengan OK.

Macam Data

Excel membedakan data menjadi 2 macam, yaitu :

1. Value, adalah data yang bisa digunakan untuk operasi matematis, antara lain : angka, rumus, formula dan fungsi (function). Jika menulis data Value, jangan diawali tanda atau simbol apapun. Misalnya : diawali huruf, tanda baca, spasi dan tanda khusus lainnya (' "" < > * ^, dll). Sedangkan untuk penulisan rumus dan fungsi harus diawali dengan '=' (sama dengan).
2. Label, adalah data yang tidak bisa digunakan untuk operasi matematis, seperti huruf, angka atau karakter yang diawali oleh tanda baca (' " ^ / spasi, dll).

Format Number

Excel adalah program paket pengolah angka dan tabel. Sebab itu program ini dilengkapi dengan berbagai perintah dan menu yang digunakan untuk mengolah, mengubah bentuk tampilan angka dan membuat tabel. Berikut ini adalah perintah untuk membuat tabel dan mengubah tampilan angka : Pilih menu Format - Cells, maka akan ditampilkan kotak dialog seperti gambar berikut ini :

Dalam kotak dialog tersebut ada 6 pilihan tab, yaitu :

1. Number

Berisi beberapa pilihan untuk mengubah tampilan angka, antara lain :

1. General : Penulisan angka biasa tanpa format khusus.
2. Number : Penulisan angka dengan pengaturan jumlah digit desimal (Desimal Places), pemisah ribuan (Use 1000 separator) dan bentuk penulisan bilangan negatif (Negative Numbers). Atau dapat juga menggunakan Toolbar Formatting :
   Comma Style untuk pemakaian pemisah ribuan.
   Increase Decimal untuk menambah digit desimal.
   Decrease Decimal untuk mengurangi digit desimal.
3. Currency : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang.
4. Accounting : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang dan pemisah ribuan.
5. Date : Macam-macam bentuk penulisan tanggal.
6. Time : Macam-macam bentuk penulisan jam.
7. Percentage : Penulisan angka dalam persen (%).
8. Fraction : Penulisan angka pecahan.
9. Scientific : Penulisan angka eksponensial (pangkat).
10. Text : Penulisan angka berbentuk teks.
11. Special : Penulisan angka untuk database (kode area, nomor telepon, dll).
12. Custom : Penulisan angka dengan format yang bisa diatur sendiri.

2. Alignment

Berisi perintah-perintah antara lain :

1. Text Alignment, untuk mengatur teks secara horizontal (rata normal, kanan, kiri, tengah, memenuhi sel, rata penuh atau diantara beberapa sel) atau vertikal (rata terhadap batas atas sel, tengah, bawah atau rata penuh).
2. Text Control, untuk mengatur pelipatan teks (wrap text), pengisian penuh/penyusutan teks (shrink to fit) dan pengabunggan sel-sel (merge cells).
3. Orientation, untuk mengatur orientasi atau bentuk tegak teks terhadap sumbu X; atau derajat perputaran teks terhadap garis horizontal.

3. Font

Untuk mengatur pemakaian teks : jenis huruf (font), bentuk huruf (font style), ukuran huruf (size), warna (color), garis bawah (underline) dan efek teks (effects).

4. Format Border

Digunakan untuk membuat bingkai atau garis pada tabel yang dibuat.

5. Pattern

Berisi perintah-perintah untuk memberi warna atau pola arsir pada sel.

6. Protection

Untuk mengaktifkan kondisi lembar kerja yang diproteksi atau disembunyikan.

Pengolahan Data

Data berupa angka dapat diproses atau diolah, misalnya menjumlahkannya yaitu dengan menggunakan rumus (formula) atau dengan fungsi (function). Agar terjadi perubahan otomatis pada hasil pengolahannya setiap kali ada perubahan data, sebaiknya rumus atau fungsi ditulis alamat selnya.

Misalnya : kita akan menjumlahkan angka 4,5,6 dan 7 yang terdpat pada sel berturut-turut B1, B2, B3 dan B4. Rumusnya adalah sebagai berikut :

= B1 + B2 + B3 + B4

Atau jika menggunakan fungsi, ditulis demikian :

= SUM(B1:B4)

PERHATIAN : Penulisan rumus atau fungsi harus diawali dengan tanda '=' (sama dengan). Tanda ':' (titik dua) artinya sampai. Untuk contoh di atas B1:B4 berarti sel B1 sampai sel B4.

Berikut ini adalah fungsi statistik yang sering digunakan :

=SUM(Alamat sel)	:	menjumlahkan isi sel
=MIN(Alamat sel)	:	mencari angka terendah
=MAX(Alamat sel)	:	mencari angka tertinggi
=AVERAGE(Alamat sel)	:	mencari rata-rata
=COUNT(Alamat sel numerik)	:	mencari banyaknya sel yang berisi angka

Copy & Fill Series

Copy atau menyalin isi sel dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

1. Dengan fasilitas Clipboard : Copy, Paste pada toolbar Standard.
2. Dengan fasilitas Autofill : letakkan pointer mouse di sudut kanan bawah pointer worksheet hingga pointer mouse berbentuk plus hitam (fill handle) lalu drag sesuai yang diminta. Perhatikan gambar berikut : 

Untuk membuat data berurutan dapat digunakan 2 cara :

1. Dengan fasilitas Autofill.
2. Dengan menu Edit - Fill - Series.

Address Cell

Jika suatu rumus, misalnya =A1*B1 di-copy dari C1 sampai C10, maka alamat barisnya akan berubah menjadi =A2*B2, =A3*B3, dst. Demikian pula bila rumus tersebut di-copy dari C1 sampai H1, maka alamat kolomnya akan berubah menjadi =B1*C1, =C1*D1, dst. Agar alamat sel data tidak berubah, harus ada 'simbol' yang berfungsi untuk mengikat alamat sel tersebut.

Tanda '$' berfungsi untuk mengunci atau menjadikan suatu alamat sel tetap tidak berubah.

Berikut ini adalah macam-macam bentuk penulisan Address Cell atau alamat sel :

a.	Alamat sel Relatif	:	Alamat sel yang berubah-ubah baik kolom maupun barisnya
	Contoh Penulisan	:	A1 -> Alamat kolom (A) dan barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.
b.	Alamat sel Semi Absolut	:	Alamat sel yang tetap kolom maupun barisnya
	Contoh Penulisan	:	$A1 -> Alamat kolom (A) absolut atau tetap, dan alamat barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.
c.	Alamat sel Absolut	:	Alamat sel yang tetap tidak berubah.
	Contoh Penulisan	:	$A$1 -> Alamat kolom (A) dan baris (1) absolut atau tetap bila di-copy ke alamat sel yang lain.

Berikut ini akan dibahas mengenai program Microsoft Excel untuk pemula. Penulis terpaksa kembali membuat artikel ini sebagai pelengkap dari artikel mengenai pengenalan Excel sebelumnya. Hal ini dikarenakan di tempat penulis mengajar (SMA Kr Petra 2 Surabaya) banyak siswa yang tidak menguasai materi ini dengan baik. Mungkin dikarenakan banyak siswa yang menyepelekan dan tidak mau belajar dengan baik.

Di dalam kefrustrasiannya :# maka penulis membuat artikel ini yang akan menjelaskan mengenai beberapa fungsi dasar dari Excel yang sering digunakan. Anda dapat juga melihat disini untuk penjelasan mengenai beberapa fungsi Excel yang lainnya. So, jika anda merasa kemampuan Excel anda masih cupu dan katrok, maka artikel ini sangat cocok sekali buat anda. Melainkan jika anda merasa sudah super jenius dalam excel maka silakan klik saja iklan2 saya yang ada di blog ini :O

Fungsi Logika

Digunakan untuk memeriksa kondisi. Jika kondisi bernilai benar maka yang dikerjakan adalah pernyataan BENAR, sebaliknya jika bernilai salah maka yang dikerjakan adalah pernyataan SALAH. Penulisannya adalah sebagai berikut :

=IF(Kondisi,pernyataan BENAR,pernyataan SALAH)

Contoh :

Di sel A1 berisi data 10, di sel B1 berisi data 8. Jika si sel C1 diberi fungsi : =IF(A1>B1,"PULUHAN","SATUAN") maka hasilnya adalah "PULUHAN".

Jika ada lebih dari 2 kondisi, maka digunakan fungsi logika majemuk atau bersarang.

Contoh :

Di sel A1 berisi data 70. Pernyataan yang diinginkan ialah jika A1 berisi data>80 maka di sel B1 tertulis "ISTIMEWA", jika diantara 65-80 "BAIK", selain itu tertulis "KURANG". Maka fungsi logikanya adalah :

=IF(A1>80,"ISTIMEWA",IF(A1>65,"BAIK","KURANG"))

Banyaknya fungsi =IF() ditentukan oleh banyaknya kondisi - 1. Jadi jika kondisi yang diperiksa 3, maka jumlah fungsi =IF() adalah 2. Jika kondisinya 4 berarti fungsi =IF()-nya 3, dst.

Operator Logika

Jika kita diperhadapkan pada dua atau lebih kondisi/kriteria yang diperiksa bersama. Misalnya seperti kasus berikut ini :

Jika hujan dan tersedia payung, maka Rina akan berangkat bekerja. Sebaliknya jika hujan, tapi tidak tersedia payung maka Rina tidak akan berangkat bekerja. Untuk mengatasi kasus seperti ini, digunakan fungsi berikut :

=IF(AND(HARI="HUJAN",PAYUNG="ADA"),"BERANGKAT","TAK BERANGKAT")

Berarti :

Operator logika AND(kondisi 1, kondisi 2, dst) akan bernilai BENAR jika semua kondisi juga bernilai BENAR.

Jika ingin menonton konser musik klasik, maka harus berusia lebih dari 17 tahun atau bisa memainkan biola, selain itu tidak boleh. Maka penulisan fungsinya adalah sebagai berikut :

=IF(OR(USIA>17,BIOLA="BISA"),"BOLEH","TIDAK BOLEH")

Berarti :

Operator logika AND(kondisi 1, kondisi 2, dst) akan bernilai BENAR jika semua kondisi juga bernilai BENAR.

Jika ingin mengekspor barang ke luar negeri akan dikenakan pajak sebesar 25% untuk barang dari kayu atau rotan, dan tujuan ekspornya ke negara-negara Eropa. Selain itu dikenakan pajak sebesar 10%. Maka penulisan fungsinya adalah sebagai berikut :

=IF(AND(OR(Barang="Kayu",Barang="Rotan"),Negara<>"Eropa"),10%,25%)

ATAU

=IF(AND(Negara<>"Eropa",OR(Barang="Kayu",Barang="Rotan")),10%,25%)

ATAU

=IF(AND(OR(Barang="Kayu",Barang="Rotan"),NOT(Negara="Eropa"),10%,25%)

Berarti :

Operator '<>' artinya tidak sama dengan. Operator NOT menetapkan ketentuan yang berlawanan. Misal, NOT(negara="Eropa") artinya negara yang bukan Eropa

PERHATIAN : Pada bagian formula untuk menampilkan data yang berupa huruf (kalimat) maka harus diapit dengan tanda petik (".."), Misalnya Negara="Eropa". Sedangkan untuk data yang berupa angka maka tidak boleh diapit dengan tanda petik, misalnya 10% (tanpa petik diantaranya) !!!

Fungsi String

Digunakan untuk membaca data yang berisi beberapa informasi tertentu atau mengambil data string pada posisi dan jumlah tertentu. Misalnya, di sel B1 berisi nomor pokok mahasiswa TA89107. TA berarti mahasiswa dari jurusan Teknik Arsitektur, 89 berarti angkatan tahunnya dan 107 adalah nomor urut mahasiswa. Bagaimana mengambil bagian-bagian data tersebut? Untuk menyelesaikan masalah ini maka digunakan fungsi sebagai berikut :

=LEFT(B1,2)	-	maka hasilnya adalah TA
=RIGHT(B1,3)	-	maka hasilnya adalah 107
=MID(B1,3,2)	-	maka hasilnya adalah 89

Berarti :

=LEFT(String,n)
Untuk mengambil String atau Label mulai sebelah kiri sebanyak n karakter.

=RIGHT(String,n)
Untuk mengambil String atau Label mulai sebelah kanan sebanyak n karakter.

=MID(String,a,n)
Untuk mengambil String atau Label mulai posisi a sebanyak n karakter.

Fungsi Pembacaan Tabel

Digunakan untuk membaca tabel data secara horisontal atau vertikal dengan cara membandingkan nilai kunci yang ada pada tabel isian dengan data yang terletak di kolom pertama data. Penulisan fungsinya adalah sebagai berikut :

=VLOOKUP(Nilai Kunci, Range Tabel Data, Offset Kolom)
=HLOOKUP(Nilai Kunci, Range Tabel Data, Offset Baris)

Catatan :

• VLOOKUP() untuk tabel data vertikal,s edangkan HLOOKUP() untuk tabel data horizontal
• Nilai Kunci adalah data yang berupa angka atau label yang dijadikan kunci atau penentu informasi yang akan dibaca atau dibandingkan dengan tabel data.
• Range Tabel Data adalah alamat Tabel Data.
• Offset Kolom atau Baris adalah nomor kolom atau baris, dimana data atau informasi yang diinginkan terletak.

Agar lebih jelas, perhatikan contoh berikut ini! Misalnya diketahui lembar kerja dengan tabel seperti gambar berikut ini :

Untuk mengisi bagian kosong yang bertitik-titik di kolom NAMA BRG (kolom C) digunakan fungsi berikut ini :

Penjelasan :

• Nilai Kunci ada di kolom B2 karena sama dengan data pada kolom pertama Tabel Data.
• Range Tabel Data beralamat tetap karena itu harus diawali dengan '$' dan ditentukan mulai data yang ada di bawah judul kolom sampai akhir tabel.
• Offsetnya menggunakan kolom karena tabel datanya vertikal dan diisi 2 karena nomor kolom NAMA BRG pada tabel data terletak pada kolom nomor 2.

Pemisah argumen dalam fungsi Excel dipengaruhi oleh Regional Setting bahasa yang digunakan. Jika menggunakan bahasa Inggris pemisah argumennya adalah , (koma). Bahasa indonesia menggunakan tanda ; (titik koma).

Fungsi Lain-Lain

=CONCATENATE(teks 1, teks 2, teks 3)

Digunakan untuk menggabungkan beberapa teks. Fungsi ini juga bisa ditulis dengan '&'. Misalnya :

=CONCATENATE("SMU ","PETRA 2 ","SURABAYA")

ATAU

="SMU "&"PETRA 2 "&"SURABAYA"

Hasilnya adalah :

SMU PETRA 2 SURABAYA

=REPT(teks/sel,n)

Fungsi ini digunakan untuk mengulang teks, isi sel atau karakter hingga n kal. Misalnya :

=REPT("A",10)

Hasilnya adalah :

AAAAAAAAAA

(Karakter A sebanyak 10 kali)